Vilka avtal har ditt företag tecknat och med vilka leverantörer? Vilken är kostnaden för avtalen och vad har de för utgångsdatum?

Håll reda på dina avtal med hjälp av DokuMeras avtalsbevakning.

I ett aktiebolag ska det finnas en bolagsordning, redan i stiftelseurkunden, när bolaget bildas.

Bolagsordningen är lagstiftarens minimikrav för grundläggande överenskommelser mellan aktieägarna om hur bolaget ska bedriva sin verksamhet. Räkenskapsår, storlek på styrelse och vilket namn verksamheten ska bedrivas i är exempel på vad som måste finnas med i en bolagsordning.

En filial (underavdelning till ett företag) används ofta för att expandera in på nya marknader, t.ex. i andra länder, då man inte vill starta ett dotterbolag.

Ett utländskt företag som vill bedriva näringsverksamhet i Sverige utan att registrera ett dotterbolag, ska normalt registrera en filial. En filial är ett utländskt företags avdelningskontor med självständig förvaltning i Sverige. Filialerna ses som vanliga svenska aktiebolag och måste förhålla sig till alla svenska lagar och regler, bl.a. måste det finnas en verkställande direktör (VD) för filialen.

Ett och samma företag får bara ha en filial i Sverige och dessa räknas inte som en egen juridisk person.

Fullmakt innebär att man har rätt att företräda en annan part.

Den som fått fullmakten får genom fullmakten samma rättigheter som den som givit fullmakten. Rätten kan vara begränsad till visst ämnesområde, till visst ärende eller till viss tid. Om fullmakten inte är tidsbegränsad gäller den tills den återkallas.

Den som ger fullmakten kallas fullmaktsgivare eller huvudman; den som får fullmakten kallas fullmaktstagare eller fullmäktig.

De rättshandlingar som fullmaktstagaren företar blir bindande för huvudmannen. Ett exempel på en fullmakt är generalfullmakt.

Ett företag kan få likviditetsproblem av flera olika anledningar. Ett alternativ till konkurs kan vara att ansöka om företagsrekonstruktion. Det kan vara värt att undersöka om möjlighet till företagskonstruktion finns om företaget trots sina likvida problem fortfarande är livskraftigt.

I ansökan måste företaget kunna redogöra för hur verksamheten ska kunna fortsätta att bedrivas. Borgenärerna måste i sin tur övertygas om att de kan få ut mer pengar för sina fordringar vid en företagsrekonstruktion är vid en konkurs. Frågan avgörs sedan i tingsrätten.

Generationsskifte innebär att en företagare överlåter sin rörelse till sina barn, som fortsätter att driva verksamheten. Om överlåtelsen sker till en extern förvärvare kallas det i stället för ägarskifte.

En överföring av ett företag till nästa generation görs normalt på något av följande tre sätt:

- genom arv eller testamente - genom gåva - genom försäljning

Ofta kombineras de olika sätten i syfte att uppnå positiva effekter. Överlåtelsen kräver noggrann planering för att säkra företagets fortsatta överlevnad, dessutom måste de privatekonomiska effekterna för köpare och säljare utredas.

Handels- och kommanditbolag handlar om handelsbolag vilket bildas av minst två personer som kommit överens om att gemensamt driva en rörelse. Handelsbolaget är en juridisk person men trots detta är den enskilde bolagsmannen personligen ansvarig för bolagets alla förpliktelser och därigenom kan en fordran på företaget utkrävas hos vem som helst av bolagsmännen. I denna företagsform är det mycket viktigt att upprätta ett kompanjonavtal där olika saker regleras.

Ett kommanditbolag är en särform av ett handelsbolag där en eller flera (men inte alla) av bolagsmännen har förbehållit sig begränsat ansvar för bolagets förbindelser. En sådan bolagsman kallas kommanditdelägare (jfr komplementär) och har normalt ingen rätt att bestämma om hur företaget ska styras.

IT-marknaden blir alltmer komplex, vilket har inneburit att ett flertal olika avtalstyper har uppstått. Dessa kan exempelvis avse avtal om utveckling, drift, underhåll, molntjänster och programvarulicenser.

Det saknas i det närmaste lagstiftning avseende IT-avtal, vilket innebär att det avtal som upprättas mellan parterna kommer att vara avgörande för vilka rättigheter och skyldigheter som ska gälla mellan parterna. Det är därför av stor vikt att ägna utformningen av avtalet stor omsorg.

DokuMera har utvecklat ett antal IT-rättsavtal som kan utgöra en grund vid den närmare utformningen av avtalet. Det kan vara klokt att ta kontakt med en sakkunnig inom IT för att säkerställa att särskilt viktiga frågor regleras på ett väl avvägt sätt, eftersom brister i avtalskonstruktionen kan få stora konsekvenser för verksamheten.

Ett företag kan ta in konsulter av olika anledningar. En konsult är specialist inom ett område som exempelvis ekonomi, juridik eller teknik och anlitas ofta för ett tidsbegränsat uppdrag. Konsulten kan anlitas just för sina specialistkunskaper, men idag är det också vanligt att företag anlitar konsulter istället för att själva anställa personal. Fördelen med det är att konsultuppdraget är lättare att avsluta än en anställning.

En konsult kan antingen vara egenföretagare eller anställd av ett konsultföretag.

Att företag samarbetar med varandra är inget ovanligt. För framförallt mindre företag kan det vara av intresse att samarbeta med andra mindre företag för att vara konkurrenskraftigare i exempelvis en upphandling.

Samarbeten som sätter sätter konkurrensen ur spel, som exempelvis karteller, är däremot inte tillåtet.

Ett aktiebolag kan besluta om vinstutdelning. Det innebär att bolagets vinst, dvs. överskott, delas ut till aktieägarna. Det ankommer på bolagsstämman att fatta beslut om detta, och det sker i regel på årsstämman i samband med att resultaträkningen och balansräkningen fastställs. Ett sådant beslut behöver du inte anmäla till Bolagsverket. Det är också möjligt att besluta om vinstutdelning på en extra bolagsstämma. Om du gör det behöver du däremot anmäla det till Bolagsverket.

Det är viktigt att budgetera men det är också viktigt att analysera sina siffror. Hos DokuMera finner du ett flertal dokument som hjälper dig på vägen.

En budget är en prognos över förväntade ekonomiska händelser. Det är ett viktigt verktyg för att samordna företaget och styra det i rätt riktning. Det kan också vara ett bra verktyg för kommunikation mellan ledningen och medarbetarna.

Som arbetsgivare är du skyldig att följa ett stort antal regelverk, och antalet skyldigheter ökar i takt med antalet anställda i verksamheten. I den kategorin finner du mallar som gör det enklare att identifiera vilka krav som behöver uppfyllas beroende på hur många anställda du har i din verksamhet.

Medarbetarbrott är sådana brott som begås i företag, organisationer eller myndigheter. Ungefär vart tredje företag i Sverige är drabbat och brotten är oftast av ekonomisk art som exempelvis bokföringsbrott, förskingring, insiderbrott, stöld m.m.

Medarbetarbrott är kostsamt för företagen och kan i vissa fall leda till företagets fall. Det är viktigt att arbeta förebyggande mot medarbetarbrott genom till exempel förstärkta interna kontroller, god bolagsstyrning och CSR (Corporate Social Responsibility).

Penningtvätt är ett sätt att omvandla pengar som kommer från brottslig verksamhet, exempelvis narkotikaaffärer, rån eller skattebrott, till legala medel. I Sverige har vi i huvudsak två lagar som reglerar bekämpningen av penningtvätt: Lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen) samt lagen om straff för penningtvättsbrott.

Att attestera är att skriftligen intyga riktigheten av ett dokument, t.ex. godkänna en faktura. Attestrutiner är en del av ett företags interna kontrollsystem och bekräftar att en affärshändelse överensstämmer med företagets regelverk och beslut. Bra attestrutiner minskar risken för missförstånd och besparar alla inblandade från mycket bekymmer.

Avstämningar innebär att företaget kontrollerar sin bokföring genom att se till att de affärshändelser som skett under perioden blivit korrekt redovisade i bokföringen.

Avstämning görs för vissa tillgångs- och skuldkonton och saldot på dessa konton kontrolleras mot andra underlag, t.ex. bankens kontoutdrag, räkning av kassan, obetalda kundfakturor etc. Först när avstämningen är klar kan rapporterna användas som beslutsunderlag. Vissa konton, som t.ex. kundfordringar, arbetsgivaravgifter och banklån bör man kontrollera ofta.

Betalningar är ekonomiska transaktioner vid köp av en vara eller tjänst. Vid redovisning är det viktigt att se till att alla betalningar bokförs rätt. Köplagen reglerar alla transaktioner med lös egendom - vid försenad betalning kan företaget t.ex. ha rätt till dröjsmålsränta och som köpare kan man få en betalningsanmärkning.

Med en ekonomihandbok kan företaget skapa en säkerhet kring ekonomiska sysslor och genom detta skapa rutiner som förhoppningsvis minskar diverse kostnader, bland annat transaktionskostnader.

Fakturering är en av de viktigaste aktiviteterna i ett företag. En faktura är ett skriftligt krav på betalning från säljaren till köparen, som används som en verifikation i bokföringen. För att kunna godkännas av Skatteverket måste den innehålla vissa uppgifter.

De flesta företag har i dag någon form av datasystem för fakturahantering, dessa delas in i dels faktureringssystem för att sköta utfaktureringen, dels i leverantörsreskontra som håller ordning på inkommande fakturor. Det gäller att få betalt för sina kundfordringar så snabbt som möjligt så att inte kapital binds upp i onödan.

Kontrollbalansräkning (en särskild balansräkning) måste utföras när ett företag är i kris och har anledning att misstänka att det egna kapitalet är mindre än hälften av det registrerade aktiekapitalet, eller när det vid utsökning har visat sig att aktiebolaget saknar utmätningsbara tillgångar.

Likvidation eller återställning av hela det registrerade aktiekapitalet måste ske om det visar sig att halva aktiekapitalet verkligen är förbrukat. Om detta bestäms i en extra bolagsstämma. Reglerna om kontrollbalansräkning är till för att skydda bolagets borgenärer eftersom ett bolag inte ska kunna drivas vidare om det finns risk för obestånd.

Kundreskontra är en sidoordnad bokföring där företaget samlar uppgifter om kunderna, obetalda och betalda fakturor, returer, påminnelser m.m. Det finns ett reskontrakonto per kund och där specificeras de transaktioner som kan vara summerade på huvudkontona.

Med ett bokföringsprogram uppdateras bokföringen automatiskt då du lägger in uppgifter i reskontran och programmet kan även göra dig uppmärksam på vilka fakturor som förfaller inom kort. Företagets behov styr olika kundreskontras utformning, vilka ofta integreras med faktureringsrutiner och kundstatistik som sedan är underlag vid betalningsprognoser. Det finns även reskontran för leverantörer och löner.

Lager är förvarade kommersiella varor eller dessas värde i en bokföring. Lager förekommer på flera ställen i en produktionskedja och distributionskedja, där dess uppgift kan vara att ge kontinuitet i tillverkningen, att upprätthålla fastlagd leveransservice eller att verka efterfrågeutjämnande.

Alla företag behöver ett buffertlager men ett stort lager binder mycket av företagets kapital och kräver lagerutrymme som kostar pengar. Ett litet lager binder jämförelsevis mindre av företagets kapital men risken ökar om något inträffar med t.ex. leverantörens produktion. Företag med pålitliga leverantörer kan använda sig av just in time-lagerhållning, där det som beställts kommer till företaget exakt vid avtalad tidpunkt.

Leverantörsreskontra är en sidoordnad bokföring där företaget samlar uppgifter om leverantörerna, obetalda och betalda fakturor, kreditfakturor m.m. och hanteras vanligtvis i ett bokföringsprogram. Det finns ett reskontrakonto per leverantör och där specificeras de fakturor och betalningar som kan vara summerade på huvudkontona.

Leverantörsreskontra integreras ofta med inköpsstatistik och används sedan som underlag vid betalningsprognoser. Ett företags storlek och behov påverkar utformning och antal leverantörsreskontra. Det finns även reskontran för kunder och löner.

Löpande bokföring är en kronologisk, kontinuerlig och systematisk registrering av ett företags affärshändelser på olika konton och ska upprättas enligt god redovisningssed (praxis). Det gäller t.ex. uppkomna skulder och fordringar samt in- och utbetalningar.

Den löpande bokföringen sammanställs i ett årsbokslut eller årsredovisning vid räkenskapsårets slut. Alla aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och juridiska personer är enligt bokföringslagen och årsredovisningslagen skyldiga att bokföra och redovisa vad som hänt i ekonomin under året.

Med en policy kan du informera medarbetarna om hur de förväntas agera i och hantera olika situationer som kan förekomma i arbetslivet.

En policy bör inte vara för omfattande. Det är bättre att komplettera med dokument som mer detaljerat beskriver riktlinjer och rutiner för hur arbetet ska utföras i praktiken.

Att ha ordning och reda bland sina papper är viktigt för att kunna arbeta så effektivt som möjligt. Hos DokuMera finner du pärmregister som hjälper dig att strukturera upp dina papper och gör det enkelt att snabbt hitta det du letar efter.

Rapportering är en del av ett företags ekonomistyrning och baseras på dess bokföring och redovisning. Exempel på olika rapporter är bl.a.: delårsrapport, årsredovisning och nyckeltalsrapport. Internredovisning är en rapport riktad bl.a. till ett företags aktieägare medan en extern rapport är riktad till staten, allmänheten m.m.

Som regel ska alla aktiebolag ha en godkänd eller auktoriserad revisor. Sedan den 1 november 2010 finns nu ett undantag från denna regel. Det gäller privata aktiebolag som uppfyller två eller fler av kriterierna mindre än 3 anställda, mindre än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning eller mindre än 3 miljoner i nettoomsättning. Dessa bolag kan numera välja om de ska ha revisor eller inte.

Det finns många situationer då det är värdefullt att ha ett uträkningsverktyg till hjälp. Använd dig av DokuMeras räknare för att exempelvis räkna ut moms, bankgiroutbetalningar eller plusgiroutbetalningar. Hos oss finner du även räknare för summa- och differensräkning samt kombinationsräkningar.

Vinstuttag kan ske på flera sätt i de företag där ägare själva även är verksamma. För sådana s.k. fåmansföretag gäller särskilda skatteregler (rörande utdelning, kapitalvinst och inkomstfördelning) för att ägarna till viss del ska beskattas på liknande sätt som anställda, för inkomster från företaget.

Arrende och nyttjanderätter är nyttjandeupplåtelse mot ersättning. Det finns fyra typer av arrende: anläggningsarrende, bostadsarrende, jordbruksarrende och lägenhetsarrende.

Nyttjanderätter är rätter att nyttja/använda en fastighet, vanligtvis under viss tid och i utbyte mot ersättning. Exempel på nyttjanderätt är hyra och arrende. Den som arrenderar ett jordbruk, arrenderar mark där han eller hon har sitt bostadshus eller hyr en bostad har viss rätt att få sitt avtal förlängt.

Lagar och förordningar angående arrende och nyttjanderätter återfinns i jordabalken (JB).

Förvaltning handlar om att sköta och administrera en fastighet åt dess ägare. Förvaltaren tar emot hyra, svarar för underhållsskötsel, annonserar ut lediga lokaler m.m. Fastighetsförvaltaren är den som ser till att allting fungerar ordentligt för hyresgästen och kan i vissa fall också vara ansvarig för utbyggnad av lokaler eller bostäder. Inom fastighetsförvaltning ingår också att agera som medlare mellan hyresvärden och hyresgästen.

Ett hyresavtal kan upprättas för både fast som för lös egendom och innebär att man upplåter rätten att nyttja egendomen. Ett muntligt hyresavtal är giltigt men det är alltid säkrast att upprätta ett skriftligt sådant för att kunna använda som bevis om det skulle bli nödvändigt.

Vid hyra av bostad finns möjligheten att teckna antingen ett första- eller ett andrahandskontrakt. Skillnaden dem emellan är att förstahandskontraktet tecknas mellan hyresvärden och hyresgästen medan ett andrahandskontrakt är ett avtal mellan hyresgäst och hyresgäst. För att få hyra i andra hand krävs dock hyresvärdens samtycke, eller bostadsrättsföreningens godkännande om det är fråga om en bostadsrätt. Den som hyr ut i andra hand är fortfarande ansvarig gentemot hyresvärden.

Ett hyreskontrakt sägs lämpligen upp skriftligen även om det inte i alla lägen är ett krav. Olika regler för uppsägningen gäller för hyresgästen och hyresvärden.

Genom ett hyresavtal upplåter du som hyresvärd rätten att nyttja hela eller delar av ett hus. Även om muntliga avtal i detta fall är bindande rekommenderas ändå att skriftliga hyresavtal upprättas som säkerhet för både hyresvärden och hyresgästen.

För att din hyresgäst i sin tur ska få lov att hyra ut bostaden till annan person krävs ett godkännande från dig som hyresvärd. Om hyresvärden inte godkänt andrahandsuthyrningen men hyresgästen ändå väljer att upplåta lägenheten via andrahandsuthyrning kan hyresvärden få rätt att säga upp hyreskontraktet. Vid andrahandsuthyrning är det fortfarande den hyresgäst som innehar förstahandskontraktet som är ansvarig gentemot hyresvärden.

Det är i regel enklare för hyresgästen att säga upp hyresavtalet än det är för hyresvärden eftersom hyresgästen har ett så kallat besittningsskydd. Detta är dock något som kan avtalas bort. En hyresvärd måste ha särskilda skäl, så som olovlig andrahandsuthyrning, för att kunna säga upp ett hyreskontrakt.

I jordabalken finns de föreskrifter som gäller vid hyresavtal av hus eller del av hus. Ett hyresavtal för en lokal gäller ofta för en bestämd tid och förlängs automatiskt om det löper över längre tid än nio månader. Trots att avtalet är tidsbestämt så krävs alltså en uppsägning för att det inte skall förlängas.

En lokal kan liksom en bostad hyras ut i andra hand. Liksom vid andrahandsuthyrning av bostad krävs fastighetsägarens godkännande, det gäller dock inte om det endast är en del av en lokal som skall hyras ut i andra hand. Det är fortfarande den hyresgäst som har hyresavtalet med fastighetsägaren som är ansvarig gentemot denne för skador och dylikt som kan uppkomma.

Ett hyresavtal för andrahand får inte löpa på samma tid som ett hyresavtal för förstahands eftersom andrahandshyresgästen måste kunna sägas upp om den som innehar hyresavtalet för lokalen i förstahand själv blir uppsagd.

Samäganderätt regleras i samäganderättslagen (1904:48) och innebär att två eller fler, gemensamt äger en egendom. Sådana fall kan uppkomma genom exempelvis arv, gåva eller genom gemensamt förvärv av egendomen.

Varje åtgärd som skall göras med den samägda egendomen kräver samtliga delägares godkännande. Undantaget från denna regel är nödvändiga och brådskande åtgärder. Kan delägarna inte enas om hur egendomen ska förvaltas kan rätten, på begäran av någon av delägarna, utse en god man. Var och en av delägarna kan också begära att de övriga ska lösa ut denne och om så inte sker, kräva att egendomen säljs.

Ett samäganderättsavtal upprättas skriftligen och reglerar frågor mellan delägare om förvaltningen av egendomen.

Kreditgivning är att:

- ge en part rätt att mot en viss ersättning, främst ränta, disponera en viss summa pengar tillhörande en kreditgivare (vanligtvis en bank). - ge anstånd med betalning vid köp av en vara eller en tjänst.

Då något av ovanstående inträffar har man fått kredit.

Lån med avskiljbara teckningsoptioner är skuldebrev förenade med optionsrätt till nyteckning, vilket innebär att med skuldebreven följer en rätt att få teckna aktier. Denna rätt kan vara knuten till skuldebrevet eller avskiljbar, vilket är det vanligaste. Skuldebrevet kan ses som ett långfristigt lån. Även dessa lån måste registreras hos Bolagsverket.

Med ett optionsavtal kan du reglera överlåtelser av optioner. Innehavaren av en option har rätt att köpa eller sälja aktier till ett förutbestämt pris under en bestämd tidsperiod eller vid en bestämd tidpunkt.

Optioner köps och säljs oftast på en reglerad marknad t.ex. Stockholmsbörsen men privatpersoner eller företag kan teckna avtal utanför en reglerad marknad.

En policy innebär riktlinjer med inbäddad avsiktsförklaring och är till för att styra beslut, handling och uppnå specifika mål. Till skillnad från lagar och regler som ibland förbjuder specifika handlingar är avsikten med en policy snarare att vägleda till den handling som rimligen ger önskat resultat.

Såväl vinstandelslån som kapitalandelslån definieras som lån där räntan eller det belopp med vilket återbetalning ska ske helt eller delvis är beroende av utdelningen till aktieägarna, kursutvecklingen på bolagets aktier, bolagets resultat eller bolagets finansiella ställning.

Ett kapitalandelslån kan sägas vara en blandning av eget kapital och främmande kapital. För investeraren är lånet likt en aktie, eftersom kapitalandelslånets utveckling är knuten till bolagets utveckling. Däremot saknar finansiären inflytande i bolaget, vilket aktieägaren inte gör.

Vinstandelslån (kallas även vinstandelsbevis eller lånedebentures) är lån som tas av ett aktiebolag mot obligationer eller andra skuldebrev. Vinstandelslånet kan även vara konvertibelt till aktier och räntans storlek styrs helt eller delvis av bolagets utdelning eller vinst. Innehavaren beskattas för kapitalvinst och ränta på lånet efter samma regler som gäller för aktier. Regler för vinstandelslån återfinns i aktiebolagslagen.

Vid budgetering gör man en ekonomisk plan som vanligtvis löper över ett år och ger större kontroll över företagets ekonomiska resurser. En budget kan innefatta ett helt företag men även enstaka projekt eller avdelningar. Genom att budgetera kan företaget stämma av verkligt ekonomiskt utfall med det planerade och därifrån fatta relevanta beslut.

Den största fördelen med Internet är dess kostnadseffektivitet och räckvidd men också tillgängligheten och möjligheten för kunden att interagera med företaget på ett smidigt sätt. Försäljning och marknadsföring över Internet når många fler potentiella kunder än den traditionella.

Digitala och digitalt överförda produkter och tjänster lämpar sig självklart mycket bra för att sälja via Internet, t.ex. musik, film, datorprogramvara, banktjänster, nyhetstjänster etc., men även försäljning av andra produkter bara ökar för varje år. En informativ och proffsig webbplats är viktig för alla företag och policys rörande cookies, personuppgifter och annan sekretessbelagd information måste också utformas.

E-postmarknadsföring eller emailmarknadsföring är en form av direkt marknadsföring som går ut på att skicka e-post/email över Internet till gamla och nya kunder för att dels lansera nya produkter och tjänster men också underhålla kundrelationer.

E-postmarknadsföring har vuxit i takt med Internetanvändandet och är numera ett snabbt och kostnadseffektivt verktyg. För att ens utskick inte skall klassas som s.k. spam är det säkrast att först fråga mottagaren om tillstånd att skicka e-post.

I flera avseenden gäller samma regler vid e-postmarknadsföring som traditionell marknadsföring, även om vissa regler endast tar sikte på digital marknadsföring.

En mässa är en marknad, oftast en årligen återkommande utställning av produkter och tjänster, i allmänhet med sikte på återförsäljare. Mässor är ett effektivt sätt att skapa personliga relationer och möten.

För att lyckas med mässdeltagandet krävs att företaget ställt upp mål över vad man vill uppnå (t.ex. att skaffa nya kundkontakter, återförsäljare eller agenter, lansera en ny produkt eller tjänst, testa marknaden m.m.) och att planeringen och genomförandet sköts på ett bra sätt. Mässdeltagande ska samverka med andra marknadsförings- och säljaktiviteter.

Planering kan förklaras som den formella process som används vid utförandet av dokument, diagram eller möten där viktiga frågor skall diskuteras. Att planera är viktigt för att genomförandet av en aktivitet skall uppnå önskad effekt.

Pressmeddelanden skickas till media i syfte att sprida information med nyhetsvärde. Texten skickas vanligtvis med e-post eller fax, till tidningar, radio och TV. Ett pressmeddelanden är en del av public relations (PR) som kan få stor genomslagskraft och är ett effektivt verktyg för att få kostnadsfri uppmärksamhet.

Prissättning är de beräkningar av det pris företaget måste ta ut för en vara för att få täckning för sina kostnader, för att nå en viss marginal o.s.v. Prissättningen styrs av en mängd olika interna och externa faktorer bland annat:

- inköps- och hemtagningskostnader - rörelsekostnader (indirekta kostnader) - vinstkrav - politiska beslut (t.ex. moms) - varutillgång - konkurrenters prissättning

Det är viktigt att det bakom ett företags prissättning ligger en strategi som ska leda till att företagets mål nås.

Provisionssystem är system för den ersättning som utgår till en mellanhand (t.ex. agent) eller en anställd (oftast säljare) för utfört uppdrag/arbete. Provision utgår antingen med en viss procent på värdet av det utförda uppdraget/arbetet eller med ett fast belopp och kan användas som ett incitament för anställda.

Med reklam och tryck (tryckt reklam) menar man oftast tidningsannonser, reklamblad, broschyrer och liknande reklam i pappersformat. Tryckt reklam är t.ex.:

- Dagspress, morgonpress, kvällspress och affärspress. - Populärpress, dam- och herrtidningar, specialtidningar, magasin och serietidningar - Fackpress - Annonstidningar/gratistidningar - Direktreklam (skickas direkt till mottagaren) - Utomhus på stortavlor, affischpelare och bussar

Eftersom det finns så många tryckta publikationer, alla inriktade på olika sorts människor, så kan man lätt nå en viss målgrupp genom att annonsera i en viss tidning. Gemensamt för all reklam är att den bör baseras på en bärande kommunikationsidé.

Socialt ansvarstagande eller CSR (Corporate Social Responsibility) samt sponsring handlar om att företag tar ett större ansvar i samhället än att bara generera vinst och därmed säkrar jobben för sina anställda. Detta samhällsansvar kan delas upp i tre delar:

- etiskt ansvarstagande (ett företags sätt att göra affärer)

- miljömässigt ansvarstagande

- socialt ansvarstagande (till exempel hur företaget behandlar sina anställda)

Sponsor kallas den, som ekonomiskt stöder en annan verksamhet utan att få någon särskild motprestation utöver reklam- och annat marknadsföringsvärde. Sponsorer är väldigt vanliga inom till exempel dagens idrottsrörelse. Detta kan vara ett effektivt sätt för företag att synas i ett fördelaktigt sammanhang.

Telefonförsäljning kräver en stor medvetenhet om såväl lagstadgade som etiska regler. Många konsumenter uppfattar telefonförsäljare som störningsmoment, och det är inte ovanligt att telemarketingföretag blir föremål för olika typer av anmälningar. Genom att känna till samt följa de regler som finns ökar emellertid sannolikheten för försäljning samtidigt som riskerna för anmälningar minskar.

Vi har utarbetat mallarna du behöver för att följa de regelverk som finns för telefonförsäljning.

Det finns mångs situationer då en utvärdering är på sin plats. Hos DokuMera finner du dokument där du kan utvärdera din säljkår.

Det är vanligt förekommande att verksamheter delar/överför personuppgifter till varandra. Sådan delning måste följa dataskyddsförordningens bestämmelser. Det är därför av vikt att säkerställa att delningen är laglig. Det ställs inte några uttryckliga krav på att parterna ska upprätta ett avtal (så länge det inte är fråga om en personuppgiftsbiträdesrelation), men det är ändå rekommendabelt att upprätta ett avtal för att tydliggöra respektive parts ansvar för personuppgifterna. Tänk på att ett datadelningsavtal endast ska upprättas mellan parter som båda är personuppgiftsansvariga.

Vissa verksamheter omfattas av kravet på att utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera i vilken utsträckning verksamheten efterlever dataskyddsförordningens bestämmelser. Det kan exempelvis ske genom kontroller och utbildningsinsatser. Även om du inte är skyldig att utse ett dataskyddsombud kan det ändå vara klokt att utse ett, eftersom det underlättar regelefterlevnaden i verksamheten. Ett dataskyddsombud kan utses såväl internt som externt.

De registrerade har ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Det är bland annat fråga om rätt till information, rätt till rättelse, rätt till radering, rätt till begränsning, rätt att göra invändningar samt dataportabilitet. De registrerade har även rätt att motsätta sig direktmarknadsföring. Du måste säkerställa att de registrerade på ett enkelt sätt kan ta tillvara sina rättigheter, och du måste informera dem om deras rättigheter, vilket lämpligen sker genom verksamhetens personuppgiftspolicy.

Aktörer inom energisektorn behandlar i regel en stor mängd personuppgifter, och dessa personuppgifter kan i kombination avslöja integritetskänslig information om de registrerade. Det ställs därför höga krav på säkerhet, vilket innebär att många aktörer inom branschen behöver vidta mycket omfattande förändringsåtgärder för att leva upp till de stränga krav som ställs.

GDPR-handboken hjälper dig att få en god överblick över företagets GDPR-arbete. Med hjälp av handboken riskerar du inte att missa några viktiga dokument om företagets personuppgiftsbehandling. GDPR-handboken är också ett bra verktyg för att informera alla medarbetare om vad som gäller i fråga om personuppgiftsbehandling i företaget. Vi hänvisar till närapå alla våra GDPR-mallar i handboken, vilket gör att du inte missar att ta del av någon av dem.

Om du avser att kamerabevaka en viss plats behöver du följa reglerna i dataskyddsförordningen, eftersom enskilda personer identifieras eller kan identifieras genom bevakningen. Samma regler avseende personuppgiftsbehandling enligt dataskyddsförordningen gäller även vid kamerabevakning. Under vissa förutsättningar behöver du ansöka om tillstånd för kamerabevakning, och då gäller reglerna i kamerabevakningslagen.

Om du avser att påbörja en behandling av personuppgifter som kan leda till en hög risk för de registrerade kan du vara skyldig att göra en konsekvensbedömning avseende dataskydd. Något förenklat syftar en sådan bedömning till att förutse och förebygga risker och på så sätt skydda de registrerade. Det är av vikt att vidta åtgärder för att minimera förverkligandet av riskerna innan du påbörjar behandlingen i fråga.

När du avser att skicka nyhetsbrev eller göra andra utskick behöver du följa flera regelverk, bland annat marknadsföringslagen och dataskyddsförordningen.

Utöver att de rent marknadsrättsliga reglerna måste efterlevas måste du också säkerställa att det finns en rättslig grund för den behandling av personuppgifter som sker när nyhetsbrev eller andra skrivelser skickas ut. De rättsliga grunder som är mest lämpliga att stödja personuppgiftsbehandlingen på är samtycke eller berättigat intresse (intresseavvägning).

Utskick av nyhetsbrev kan ske med de rättsliga grunderna samtycke och i vissa fall berättigad intresse (intresseavvägning). För att underlätta efterlevnaden av de regler som finns kan du med fördel ta del av DokuMeras checklista om nyhetsbrev och personuppgiftshantering.

I den här kategorin finner du grundläggande information om dataskyddsförordningen. Du kan även läsa mer om dina skyldigheter som personuppgiftsansvarig respektive personuppgiftsbiträde.

Om du känner dig osäker på hur du ska arbeta för att leva upp till de regler som ställs i dataskyddsförordningen rekommenderas processbeskrivningen och checklistan om dataskyddsförordningen. Dessa dokument är introducerande och hjälper dig att förstå vilka övriga dokument som du kan behöva i din verksamhet.

Inom vårdsektorn gäller särskilda bestämmelser för behandling av personuppgifter, vilka bland annat framgår av patientdatalagen. Reglerna ställer höga krav på dig som vårdgivare att vidta långtgående säkerhetsåtgärder till skydd för personuppgifterna.

I den här kategorin kan du läsa mer om dina skyldigheter enligt dataskyddsförordningen och patientdatalagen.

När någon behandlar personuppgifter enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner är denne att betrakta som personuppgiftsbiträde. Dataskyddsförordningen ställer i sådana situationer krav på att parterna ska upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal som bland annat reglerar parternas respektive rättigheter och skyldigheter.

Ta hjälp av mallarna i denna kategori när du behöver upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal så riskerar du inte att förbise lagstadgade krav.

När en personuppgiftsincident inträffar behöver du snabbt vidta åtgärder. Du behöver bland annat informera de registrerade om det inträffade, och du kan under vissa omständigheter även vara skyldig att anmäla personuppgiftsincidenten till Datainspektionen.

Som personuppgiftsansvarig har du ett informationsansvar i förhållande till de registrerade. Ett bra sätt att uppfylla ansvaret är att upprätta en policy som beskriver hur du behandlar deras personuppgifter. En väl genomarbetad policy är ett effektivt sätt att uppfylla många av dataskyddsförordningens bestämmelser. Se därför till att ägna såväl tid som omsorg åt att upprätta policyer som ligger väl i linje med den behandling som sker i din verksamhet.

De allra flesta verksamheter ska upprätta ett register eller en förteckning över de behandlingar av personuppgifter som sker i verksamheten. Det finns vissa undantag från detta krav, men Datainspektionen rekommenderar trots detta alla verksamheter att föra ett register för att få kännedom om vilka behandlingar som utförs. En sådan kännedom gör det också enklare att uppfylla verksamhetens informationsansvar och upprätta policyer, riktlinjer och rutiner för personuppgiftshantering.

När du ska påbörja ett rekryteringsförfarande kommer du inte sällan att behandla ett stort antal personuppgifter. Det är bland annat fråga om ansökningshandlingar, referenser, namn, adress, e-mailadress samt övrig information som de sökande lämnar till dig.

Du behöver ta höjd för dataskyddsförordningens bestämmelser när du utformar rekryteringsprocessen och rutinerna kring den. Det ställs i regel krav på samtycke från de sökande gällande din behandling av de sökandes personuppgifter, och du måste i förväg informera de sökande om hur du avser att hantera deras personuppgifter. Ta del av DokuMeras mall om rekrytering och personuppgiftsbehandling så minskar du riskerna för att du behandlar de sökandes personuppgifter på ett felaktigt sätt.

All behandling av personuppgifter kräver rättslig grund. Det finns sex rättsliga grunder: samtycke, avtal, intresseavvägning, rättslig förpliktelse, myndighetsutövning och allmänt intresse samt grundläggande intresse. En behandling som inte har stöd i någon av dessa grunder är inte laglig.

All personuppgiftsbehandling måste också ske i enlighet med de grundläggande principerna. Principerna innebär bland annat att du endast får behandla personuppgifter för berättigade och särskilt angivna ändamål, att du inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs och att du ska radera personuppgifterna när du inte längre behöver dem.

I denna kategori kan du läsa mer om de rättsliga grunderna och de grundläggande principerna. Dessa regler ligger till grund för de rutiner, riktlinjer och policyer som du behöver utarbeta och införliva i verksamheten.

Det är framför allt dataskyddsförordningen och dataskyddslagen som reglerar hur personuppgifter ska hanteras. Inom vissa branscher och verksamheter finns det emellertid kompletterande regler, vilket bland annat gäller för skolverksamheter. Inom skolområdet behandlas mycket varierande slag av personuppgifter om elever. Det är bland annat fråga om uppgifter gällande elevers fysiska och psykiska hälsa, sociala situation, utveckling, omdömen, känsliga personuppgifter i åtgärdsplaner m.m. Detta kräver en noggrann avvägning mellan elevernas integritet och skolans uppdrag samtidigt som barnens rätt också särskilt ska skyddas. Det är av denna anledning som särskilda regler finns inom skolområdet.

Informationssäkerhet handlar om att vidta åtgärder för att förhindra att information läcker ut, förvanskas eller förstörs. Säkerheten för de personuppgifter som behandlas i verksamheten ska därför vara ett prioriterat arbetsområde för varje personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde.

Om du ska bedriva ett effektivt och verkningsfullt informationssäkerhetsarbete behöver du analysera och utvärdera risker samt vidta nödvändiga åtgärder för att förhindra riskernas förverkligande. Hur omfattande säkerhetsåtgärder som ska vidtas beror bland annat på vilka kategorier av personuppgifter som behandlas och i vilken utsträckning personuppgifter behandlas. Dataskyddsförordningen anger inte vilka åtgärder som ska vidtas, utan det är upp till dig som personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde att bedöma vilka tekniska och organisatoriska åtgärder som kan behöva vidtas.

Dataskyddsförordningen gäller inom EU:s samtliga medlemsländer, vilket bland annat innebär att samtliga länder har ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig integritet. Det innebär också att personuppgifter fritt får överföras inom medlemsländerna utan begränsningar. Motsvarande regler gäller emellertid inte när personuppgifter överförs till länder utanför EU eller EES. Sådan överföring kallas för överföring av personuppgifter till tredjeland. Dataskyddsförordningen innehåller regler om när sådan överföring är tillåten.

Genom att göra förberedande analyser kan man identifiera problemområden inom sitt företag och är därmed bättre förberedd om någonting skulle hända. Analyser man kan använda sig av är bl.a. verksamhetsanalyser där man urskiljer företagets viktigaste huvudprocesser och stödprocesser samt riskanalyser och sårbarhetsanalyser som identifierar och värderar risker organisationen kan tänkas möta.

En effektiv incidenthantering med fastlagda rutiner för hantering och uppföljning är mycket viktig för alla företag och kan leda till kostnadsbesparingar och processförbättringar.

Incidenthanteringsprocessen är både reaktiv och proaktiv. Reaktiv genom att hantera incidenter och proaktiv genom att undvika att incidenter uppstår. Några av de aktiviteter som processen kan ansvara för är: identifiering och registrering, övervakning och spårning samt kommunikation och informerande.

Kontinuitetsplanering är en metod för att säkerställa företagets leveransförmåga vid störningar och avbrott och omfattar ofta en avbrottsplan och en katastrofplan. Skador och säkerhetsrisker förebyggs genom bl.a.:

- Backup/säkerhetsarkivering - Dokumentation - Revidering och underhåll av katastrofplanen - Utbildning och övning

En kontinuitetsplan måste hållas aktuell och kontinuerligt anpassas till förändringar i organisationen.

En policy för informationssäkerhet s.k. informationssäkerhetspolicy ska hjälpa till att förhindra avbrott i organisationens verksamhet och minska skador, som förorsakas av katastrofer eller säkerhetsincidenter, genom en kombination av förebyggande och återställande skydd.

Policyn kan ses som ett verktyg för kontinuitetsplanering och ska utgöra grunden för organisationens övergripande och detaljerade säkerhetsmål. Riktlinjer, anvisningar och instruktioner till personalen skall finnas med samt uppföljande av policyn, val av säkerhetsansvariga och finansiering av implementeringen av policyn.

Förberedelse inom krisberedskapsarbetet är att systematiskt identifiera och bedöma alla händelser som kan leda till olyckor/kriser och att sedan förebygga och förbereda sig inför dessa. En risk- och sårbarhetsanalys görs utifrån varje företags speciella verksamhet och arbetsmiljö och bör innehålla följande:

- riskinventering och identifiering - riskvärdering och kategorisering - konsekvensanalys - sårbarhetsbedömning

Vid kriser bör de insatser som sätts in vara genomtänkta och organiserade, speciellt då det handlar om individer. Stödsamtal kan vara ett bra sätt att bearbeta sina intryck, t.ex. kan så kallade krisinterventionstekniker eller CISM (Critical Incident Stress Management) användas. CMB (Crisis Management Briefing), debriefing, defusing, samt en-till-en samtal är typer av krisinterventionstekniker och kan användas vid olyckor, dödsfall, rån etc.

Vid en större kris kan en intern krisstödsorganisation ge mycket hjälp och avlasta företagets styrelse. En sådan organisation kan bl.a. ge minskade sjukskrivningskostnader, ett ökat medarbetarintresse, möjlighet till ökad produktivitet och även reklam för företaget.

Skapandet av en krisstödsorganisation kan med fördel genomföras som ett projekt med alla tillhörande steg såsom kvalitetssäkring, fastställande av mål och budget samt utvärdering.

En policy är ett verktyg som är till för att informera medarbetarna om hur de förväntas agera i och hantera olika situationer som kan förekomma i arbetslivet.

Policyn bör inte vara för omfattande, komplettera hellre med dokument som mer detaljerat beskriver riktlinjer och rutiner för hur arbetet ska utföras i praktiken.

Det moderna ledarskapet innebär att du som chef eller ledare behöver fokusera på medarbetarnas personliga utveckling. Du behöver känna till hur du kan motivera dina medarbetare och vilka faktorer som driver dem framåt. Som coach ska du hjälpa dina medarbetare att nå sina mål.

Coaching hänger nära samman med mental träning, bland annat i fråga om självkänsla och självförtroende. Genom mental träning är det möjligt att förbättra både sin självkänsla och sitt självförtroende.

De flesta förhandlar på ett eller annat sätt nästan varje dag, antingen privat eller på jobbet. Som chef eller ledare behöver du goda förhandlingsegenskaper eftersom förhandlingsteknik är en förutsättning för ett framgångsrikt ledarskap. Förhandlingsteknik är som tur är en färdighet som du kan öva upp.

En förhandling kräver noggranna förberedelser. Vi har mallarna du behöver för att förbättra din förhandlingsteknik och ditt ledarskap.

Det finns en stark koppling mellan medarbetarnas motivation och deras förtroende för den närmaste chefen. För dig som ledare eller chef finns det därför mycket att vinna på att kunna konsten att inge förtroende hos andra människor, främst dina medarbetare. Om du har förmågan att inge förtroende hos dina medarbetare kommer det att vara betydligt enklare att nå företagets mål samt öka omsättningen.

Som chef eller ledare behöver du framgångsrikt kunna förmedla ditt budskap, vilket förutsätter att du har förmågan att kommunicera på ett klart, tydligt och övertygande sätt. Om du denna förmåga kommer det att märkas, dels bland medarbetarna, dels bland externa parter och dels för företagets resultat.

Vi har mallarna du behöver för att bli bättre på att kommunicera. Ta del av dessa för att förbättra din kommunikationsförmåga.

En förutsättning för att ledningsgruppens arbete ska bli effektivt är att hela gruppen har en gemensam agenda. Varje ledningsgrupp måste ställa sig ett antal frågor för att utvärdera ledningsgruppens mål, effektivitet, samspel, förtroende och dynamik. Våra mallar hjälper din ledningsgrupp att bilda en gemensam syn på uppdraget, men också att bedöma vilka frågor som ska prioriteras samt bestämma formerna för ledningsgruppens arbete.

Motivation är de processer som sätter i gång, upprätthåller och riktar beteende. Teorier om motivation förklarar varför vi över huvud taget handlar och varför vi gör vissa saker snarare än andra.

Motivation är en positiv och energigivande kraft, den höjer intensiteten och kreativiteten i våra handlingar, så hur bra företagets affärsidé än är krävs det en engagerad och motiverad personal för att företaget ska lyckas. T.ex. påverkar gott motiverande ledarskap personalens prestation samt företagets resultat.

När en händelse inträffar leder det till att du får en upplevelse. Du tänker och känner något om det som just skett. Händelsen och Upplevelsen är nära bundna till varandra. I det tredje steget kommer Reflektion. Då tar du ett steg bakåt och ställer ett antal frågor till dig själv: Vad hände och hur upplevde du det? Blev du upprörd, irriterad eller glad? Sedan tillämpas den fjärde punkten - Förståelse: Hur stämmer detta med min världsbild, dvs. min nuvarande bild av hur jag hur jag ser på liknande händelser. Måste jag ändra på min förståelse för denna typ av företeelser i framtiden?

Reflektion kan leda till att du förändrar ditt beteende. Du lär dig något nytt genom att analysera det du just upplevt. Människor bedömer om något är bra eller dåligt. När man reflekterar värderar man inte. Det kan vara svårt i början. Du ska fokusera på hur du tänker och känner inför något som skett. Inte ta ställning till om det var bra eller dåligt.

Det finns inget riktigt bra svenskt ord för resiliens. Det betyder ungefär: återhämtning/spänstighet/motståndskraft. Ett lösningsfokuserat förhållningssätt kan leda till resiliens.

Den positiva psykologin beskriver resiliens på följande sätt: \"Resiliens är den otjänliga kvaliteten som gör det möjligt för vissa människor att slås av livet och komma tillbaka starkare än någonsin. Snarare än att låta misslyckas övervinna dem och tömma deras beslut, finner de ett sätt att stiga upp från askan.\"

I ett nötskal kan denna motståndskraft definieras som förmågan - och tendensen - att \"studsa tillbaka\". \"Studsa tillbaka” är vad vi gör när vi möter besvikelse, nederlag och misslyckande, men i stället för att vika eller låta saker hålla oss nere, får vi återhämta oss och fortsätta med våra liv.

En definition av resiliens anger att det är fråga om processen att anpassa sig väl mot motgång, trauma, tragedi, hot eller betydande stresskällor.

Inom psykologin används termen självkänslan att beskriva en persons övergripande känsla av egenvärde eller personligt värde. Med andra ord, hur mycket du uppskattar dig själv. Självkänsla ses som ett personlighetsdrag, vilket innebär att den tenderar att vara stabil och varaktig över tiden.

Självkänsla kan innebära en mängd föreställningar om dig själv, såsom bedömningen av ditt utseende, föreställningar, känslor och beteenden.

Självkänsla kan spela en viktig roll för din motivation och framgång. Låg självkänsla kan hålla dig tillbaka från att lyckas professionellt eftersom du inte tror dig kunna nå framgång. Däremot att ha en hälsosam självkänsla kan hjälpa dig eftersom du navigera livet med en positiv och självsäker attityd och beteende och tror att du kan uppnå dina mål.

Teamarbete definieras som två eller flera individer som kommunicerar med varandra och som är ömsesidigt beroende av varandras beteende för att genom samarbete nå ett eller flera mål.

Team har en differentierad roll- och ansvarsstruktur, det vill säga varje medlem bidrar med unik kompetens och/eller kunskap och har ansvar.

Inom teamforskningen skiljer man på uppgiftsarbete och teamarbete. Uppgiftsarbete är vad teamet gör (dess uppgift) och teamarbete är hur teamet löser sin uppgift. Teamarbete är medlemmars samarbetsinriktade beteenden inför, under och efter gemensamt arbete med uppgiften.

Fakturering är en av de viktigaste aktiviteterna i ett företag. En faktura är ett skriftligt krav på betalning från säljaren till köparen, som används som en verifikation i bokföringen. För att kunna godkännas av Skatteverket måste den innehålla vissa uppgifter.

De flesta företag har i dag någon form av datasystem för fakturahantering, dessa delas in i dels faktureringssystem för att sköta utfaktureringen, dels i leverantörsreskontra som håller ordning på inkommande fakturor. Det gäller att få betalt för sina kundfordringar så snabbt som möjligt så att inte kapital binds upp i onödan.

I denna underkategori finner du alla de dokument ni behöver för att kunna upprätta betalningspåminnelser, kravbrev och beräkna dröjsmålsränta.

Så kallade kravbrev eller betalningspåminnelser kan vara svåra att upprätta då det är viktigt att de är formulerade och upprättade på ett sätt som inte verkar stötande för den betalningsskyldige men samtidigt har en viss bestämdhet. I dessa fall kan det vara en fördel att redan ha ett välformulerat och korrekt brev som bara behöver fyllas ut med adressdetaljer och belopp. DokuMera har tagit fram de mallar som behövs för att snabbt kunna beräkna eventuell dröjsmålsränta, översända en påminnelse eller ett inkassokrav. Det låter dig fokusera på att sälja snarare än att ta betalt.

En offert, eller anbud som det också heter, är ett erbjudande som lämnas av en näringsidkare avseende priset och de närmare villkoren för en vara eller tjänst som företaget erbjuder. Offerter lämnas oftast efter förfrågan från en presumtiv köpare.

Avtalslagens inledande paragrafer berör avtals uppkomst och är de regler som lägger grunden för offerter. Enligt dessa bestämmelser blir offerten bindande för näringsidkaren (säljaren), om köparen lämnar en accept, dvs. godtar erbjudandet. Detta innebär att ett avtal har kommit till stånd.

DokuMeras offertmallar kan användas för att ge offerter på olika artiklar eller för tjänster. Här finns också checklistor där du kan skaffa dig fördjupade kunskaper om offerering.

I underkategorin om Order finner du dokument som rör beställningar, bland annat mallar för följesedlar och orderbekräftelser. Dokumenttyperna finns både i svensk och i engelsk version vilket låter dig ta emot och expediera order från utlandet. Orderbekräftelser och följesedlar hjälper företaget att så tidigt som möjligt rätta till missförstånd eller felbeställningar. Mallar som rör order kan därigenom spara företaget och dess kunder tid och pengar som annars skulle ha gått åt till att låta varor gå i retur.

Anställningsavtal eller anställningskontrakt är de dokument som beskriver vilka anställningsvillkor arbetsgivaren och arbetstagaren kommit överens om. Lagen om anställningsskydd (LAS) och olika kollektivavtal reglerar de anställningsformer som finns.

Det finns två huvudtyper av anställningsformer: - tillsvidareanställning (fast anställning), innebär att anställningen gäller tills vidare. - tidsbegränsad anställning (visstidsanställning), innebär att anställningen varar under en viss tid.

DokuMera tillhandahåller mallar som är standardiserade och därför ej branschspecifika. Vid situationer som kräver anpassning av dokumenten till verksamhetskritiska situationer krävs expertkontakt för att säkerställa att dokumenten är korrekt anpassade för den unika situationen.

DokuMera samarbetar med ett antal sakkunniga inom ett flertal olika områden. Du finner dem under \"Sakkunniga\" i menyn ovan.

En arbetsbeskrivning eller befattningsbeskrivning är ett utomordentligt verktyg som du kan använda i flera olika sammanhang. Till att börja med är den en bra utgångspunkt i anställningsprocessen när du utformar platsannonsen och för att formulera de rätta frågorna vid anställningsintervjun.

En bra arbetsbeskrivning talar om hur jobbet ska utföras samt vilka handlingar och prestationer som är korrekta. Den anställde har då svart på vitt på vad som förväntas av denne vad gäller prestationer i arbetsrollen.

Ett tredje användningsområde för arbetsbeskrivningen är vid utvecklingssamtalet där den kan användas som underlag för att stämma av vilka mål arbetstagaren ska arbeta emot samt vad som bör utvecklas i form av utbildning och krav.

Arbetsplatsträffar, eller arbetsplatsmöten som de också kallas, ger alla anställda en möjlighet att bli delaktiga i beslutsprocessen på arbetsplatsen. Träffarna skall helst förläggas med utgångspunkt från att så många medarbetare som möjligt kan delta.

En förutsättning för att arbetsplatsträffen skall fungera är att det finns tydliga mål för verksamheten och att uppgifter och befogenheter delegeras till arbetsledarnivå.

Bemanningsplanering är en sorts resursplanering där man planerar och schemalägger sin personals arbetstid, alltså försöker sätta rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt. Därigenom kan man uppnå ökad lönsamhet, förbättrad kundservice och nöjdare medarbetare. Ett flertal krav och mål måste till slut bilda en enhet. Det krävs bl.a. att man använder sig av och respekterar gällande lagar och kollektivavtal samt enskilda avtal men även medarbetarnas egenskaper och önskemål.

Företag använder sig ofta av något slags system för att planera sin bemanning; det kan vara allt ifrån Excelark i datorn eller schemaläggning med papper och penna till avancerade dataprogram.

Att arbetsgivare bevakar sina anställda i någon form är inte ovanligt. Det är viktigt att tänka på att all form av bevakning är ett intrång i de bevakades personliga integritet. Vanligt är att e-post och internetanvändning bevakas men även kamerabevakning förekommer.

När det gäller bevakning på arbetsplatsen finns det lagar och regler som måste följas. Den som blir bevakad har rätt att få information om detta. Vid kamerabevakning görs det vanligtvis genom skyltar. Vid kamerabevakning krävs antingen tillstånd eller rättslig grund enligt dataskyddsförordningen, beroende på vilket regelverk du omfattas av.

En del arbetsgivare erbjuder sina anställda så kallade förmånsbilar. Det innebär att företaget äger eller leasar bilen men att den anställde har rätt att använda den både i tjänsten och privat. Nedan finner du ett antal dokument som är kopplade till förmånsbil. Tänk på att förmånsbilen utgör en bilförmån då den används privat och därmed förmånsbeskattas därefter.

Vid budgetering gör man en ekonomisk plan som vanligtvis löper över ett år och ger större kontroll över företagets ekonomiska resurser. En budget kan innefatta ett helt företag men även enstaka projekt eller avdelningar. Genom att budgetera kan företaget stämma av verkligt ekonomiskt utfall med det planerade och därifrån fatta relevanta beslut.

En kalkyl är en beräkning som görs för att bedöma utfallet av en eller flera aktiviteter.

Här finner du samtliga mallar som på ett eller annat sätt har med coronaviruset och dina skyldigheter på arbetsplatsen att göra. Glöm inte att dessa mallar kan behöva användas tillsammans med mallar inom arbetsmiljö och hälsa.

Förenklat innebär diskriminering missgynnande eller kränkning i samband med någon av de sju diskrimineringsgrunderna (kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning samt ålder).

Det finns sex former av diskriminering: - direkt diskriminering - indirekt diskriminering - bristande tillgänglighet - trakasserier och sexuella trakasserier - instruktioner att diskriminera

Distansarbete blir i allt högre grad till en norm. Som arbetsgivare behöver du ha rutiner och riktlinjer för vad som ska gälla vid arbete på distans. Något som är viktigt att tänka på är att vid digitala arbetsplatser saknar e-post- och textkommunikation de nyanser som kommunikation ansikte mot ansikte har. Det innebär att distansarbetare måste visa disciplin och ordning för att behålla professionella relationer. Med hjälp av mallarna i denna kategori kan du skapa förutsättningar för ett framgångsrikt distansarbete.

Enligt definition från WHO (Världshälsoorganisationen) är hälsa \"ett tillstånd av fullständigt fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande\".

De tre byggstenarna till en god hälsa är alltså att må bra såväl fysiskt och psykiskt samtidigt som man trivs på det sociala planet. Kost, motion och sömn är A och O på alla plan.

För att främja medarbetarnas hälsa kan du som arbetsgivare erbjuda friskvård (hälsofrämjande insatser) vilket är en skattefri förmån så länge den erbjuds till alla i företaget.

Förslagsverksamhet är ett systematiskt sätt för företaget att samla in, utvärdera, genomföra och belöna de anställdas idéer. En aktiv förslagsverksamhet är en viktig del i arbetet med att utveckla företagets verksamhet.

Alla anställda har rätt att vara tjänstlediga vid förtroendeuppdrag inom stat, kommun och fack. Oavsett vilken arbetsgivare de har.

Vem som betalar ersättning för förlorad arbetsinkomst till den förtroendevalda varierar. Men grundregeln säger att den som givit någon ett förtroendeuppdrag även ska ersätta för inkomstbortfallet. Ibland har dock den förtroendevalda rätt att vara tjänstledig med lön som exempelvis vid vissa fackliga arbeten. Det kan även vara så att arbetsgivaren ska stå för en del av inkomstbortfallet om förtroendeuppdraget är viktigt för arbetsgivaren.

Föräldraledighet är rätten till ledighet för förvärvsarbetande förälder i samband med barns födelse och för vård av barn under uppväxttiden; med eller utan föräldrapenning. Denna rätt regleras enligt föräldraledighetslagen.

Även en anställd som inte är förälder men t.ex. är rättslig vårdnadshavare eller har adopterat ett barn har rätt att vara föräldraledig. Då barnet är fött har föräldrarna rätt till mammaledighet/pappaledighet i upp till 1½ år och de har också rätt att sänka sin arbetstid till 75 % av den normala tills det att barnet fyllt 8 år.

”Arbetsgivaren skall se till att arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden, under vilka arbetet bedrivs…”, föreskriver arbetsmiljölagen.

En väl genomförd introduktion av den nya medarbetaren är en investering för företaget. Introduktionen bör indelas i olika faser och inleds redan innan den nyanställde tillträder tjänsten genom att man skickar ut ett välkomstbrev med information om tid, plats och vem som tar emot den första dagen.

Introduktionen går ut på att den anställde ska känna sig välkommen på arbetsplatsen men också att denne successivt ska introduceras i arbetsuppgifterna.

Kommunikation innebär kontakt mellan människor och överföring av information. Man brukar dela in kommunikation i fyra olika delar:

- Verbal kommunikation - Icke verbal kommunikation - Skriftlig kommunikation - Visuell kommunikation

Bra kommunikation bygger på en ömsesidighet där krav ställs på såväl sändaren som mottagaren av informationen. Hos DokuMera finner du ett flertal mallar inom området kommunikation som kan hjälpa dig i ditt arbete.

Konferens kan vara t.ex. ett sammanträde eller ett diskussionsmöte. Konferensen kan vara ett årligen återkommande inslag eller startskottet för ett nytt projekt etc. Många företag åker iväg på konferenser, antingen över en dag eller flera, till en konferensanläggning eller ett konferenshotell. Ibland kan en konferens blandas med olika s.k. ”team-building” aktiviteter för att stärka de anställdas sammanhållning.

Huvudregeln är att en arbetstagare fritt får bedriva konkurrerande verksamhet eller ta anställning hos en konkurrent när dennes anställning har upphört. Denna rätt kan emellertid begränsas om anställningsavtalet innehåller en konkurrensklausul. Med en konkurrensklausul i anställningsavtalet kan du som arbetsgivare förhindra konkurrens från en anställd som har lämnat företaget. Den anställde får efter anställningen naturligtvis ta annan anställning eller starta sin egen verksamhet, men däremot inte i konkurrens med din verksamhet.

Som arbetsgivare måste du vara medveten om hur, när, var och varför en konkurrensklausul kan användas. Det är inte alltid som en konkurrensklausul är lämplig eller överhuvudtaget giltig. Det är i regel endast anställda som får tillgång till eller information om företagshemligheter som kan komma i fråga för en konkurrensklausul, men det är ändå viktigt att göra en intressebedömning i varje enskilt fall.

Löneadministration och ersättningsadministration är de metoder och tekniker som ledningen använder för att styra och kontrollera löner och ersättningar. Lönehantering innefattar en mängd olika aktiviteter: uppsamling och registrering av anställningar och händelser som påverkar lönens storlek, löneberäkning, lönespecifikationer, utbetalning av lön, skatte- och avgiftshantering, arkivering och skötsel av personakter och pensionsberäkningar. Löneadministrationen hanterar också rena kostnadsersättningar, t.ex. vid tjänsteresor, sjukvårdsersättningar samt administration av försäkringsfrågor.

Enligt diskrimineringslagen får det inte finnas osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män på en arbetsplats. Alla arbetsgivare ska därför varje år göra en så kallad lönekartläggning, för att upptäcka och åtgärda eventuella osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män.

Lönekartläggningen är en del av diskriminerings- och likabehandlingsarbetet inom verksamheten och görs lämpligen i god tid före årets lönerevision. Arbetsgivare med 10 eller fler anställda vid kalenderårets början ska skriftligen dokumentera arbetet med aktiva åtgärder.

Lönesättning handlar om fastställande av lönenivåer inom viss typ av verksamhet. Löner sätts i en avvägning mellan företagets lönepolitik och ekonomiska förutsättningar, konkurrensen om arbetskraften och medarbetarens arbetsuppgifter, kompetens och prestation. Lönebildningen är en positiv kraft i företagets verksamhet som skapar förutsättningar för att individerna utvecklas och stimuleras till goda insatser.

Individuell lönesättning i samtal mellan medarbetare och närmsta chef är den vanligaste modellen för tjänstemannalönesättning i dag. Generella löneavtal, som är lika för alla anställda, förekommer nästan enbart inom arbetarområdet i det privata näringslivet.

Brott som begås i företag, organisationer eller myndigheter utgör så kallade medarbetarbrott och drabbar var tredje företag i Sverige. Medarbetarbrott är ofta av ekonomisk art t.ex. bokföringsbrott, förskingring, insiderbrott, stöld m.m.

Den totala kostnaden för dessa brott kan vara mycket hög och kan i extrema fall förhindra företagets långsiktiga överlevnad. Att aktivt arbeta med att förebygga så kallade medarbetarbrott genom bl.a. förstärkta interna kontroller, god bolagsstyrning och CSR (Corporate Social Responsibility) kan därför vara av stor ekonomisk betydelse för ett företag.

Det kan vara bra att samla information om de anställdas kompetens, kontaktuppgifter, befattning etc. Hos DokuMera finner du flera dokument som hjälper dig att sammanställa den information som är viktig, exempelvis i krissituationer.

Tänk på att insamling av information om de anställda utgör personuppgiftsbehandling, vilket innebär att du behöver ta hänsyn till reglerna i dataskyddsförordningen. Mallarna har utarbetats med hänsyn till detta.

Missbruk är en allmän benämning på överdriven användning av något (t.ex. alkohol, narkotika, tobak och läkemedel), som ger tillfällig lindring från psykiskt eller fysiskt obehag, eller ger en annan form av lyckokänsla. Med överdriven menas användning i sådan omfattning att personen själv, andra personer eller egendom kommer till skada.

Missbruk på arbetet kan vara både farligt och kompetensnedsättande. En policy gällande alkoholmissbruk och drogmissbruk kan skydda företaget och dess anställda.

Motivation är de processer som sätter i gång, upprätthåller och riktar beteende. Teorier om motivation förklarar varför vi över huvud taget handlar och varför vi gör vissa saker snarare än andra.

Motivation är en positiv och energigivande kraft, den höjer intensiteten och kreativiteten i våra handlingar, så hur bra företagets affärsidé än är krävs det en engagerad och motiverad personal för att företaget ska lyckas. T.ex. påverkar gott motiverande ledarskap personalens prestation samt företagets resultat.

Som företagare finns det särskilt mycket att tänka på vad gäller pensionen. Hur stor din pension blir beror bland annat på hur mycket du tar ut i lön, hur mycket skatt du betalar och hur mycket du sparar på egen hand. En annan faktor som påverkar storleken på din pension är om du löneväxlar.

För att ta så välgenomtänkta beslut som möjligt gällande din pension behöver du ha information om vad olika alternativ får för konsekvenser. I den här kategorin hittar du mallar som du kan ha nytta av när du ska se över din pension.

Med permittering avses att arbetsgivaren tillfälligt befriar sina arbetstagare från arbete utan att anställningen upphör. Detta kan exempelvis ske när ett företag producerar mer än vad som faktiskt säljs.

Det är viktigt att komma ihåg att en arbetstagare som permitteras har rätt till samma lön och andra anställningsförmåner som om arbetstagaren hade fått behålla sina arbetsuppgifter. Detta gäller dock inte om permitteringen är en följd av att arbetet är säsongbetonat eller av andra skäl inte är sammanhängande till sin natur.

Personalhandbok är en handbok om företaget för de anställda. Personalhandboken är ett bra verktyg för att informera alla medarbetare om företagets vision, mål, policys, arbetssätt och vad som gäller vid bland annat semester, ledighet, arbetstider och löner.

Idag finns ett stort antal bemanningsföretag på marknaden då det blir allt vanligare att företag hyr in arbetskraft istället för att anställa nya medarbetare. Den inhyrda personalen kan exempelvis vara specialist inom ett område som ekonomi, juridik eller IT.

Hos DokuMera finner du avtal för personaluthyrning.

En policy är ett bra verktyg för att informera alla medarbetare om företagets vision, mål, riktlinjer, arbetssätt.

En policy bör inte vara för omfattande. En övergripande policy kan kompletteras av riktlinjer och rutiner som mer detaljerat beskriver hur arbetet i praktiken ska gå till.

Praktik är en viktig del i många utbildningar för att studenterna ska få möjlighet att tillgodogöra sig arbetslivserfarenhet som inte kan fås i skolbänken.

Innan du som företagare bestämmer dig för att erbjuda en praktikplats är det viktigt att tänka igenom om tid och resurser finns för att ta emot en praktikant.

För att kunna arbeta så effektivt som möjligt gäller det att ha struktur. Hos DokuMera finner du pärmregister som hjälper dig att få ordning och reda bland dina papper

Tyvärr händer det då och då att medarbetare blir sjuka under längre perioder. Oavsett om det beror på arbetet eller andra omständigheter så kan den sjukskrivne ibland behöva hjälp och stöd för att kunna återgå till arbetet.

Rehabilitering innefattar ett flertal olika åtgärder som finns till för att hjälpa sjuka och skadade att återhämta sig i så stor mån som möjligt.

I första hand ligger det på arbetsgivarens ansvar att utreda den sjukskrivnes behov av rehabilitering och försäkringskassan har ett samordningsansvar för de eventuella rehabiliteringsåtgärderna.

Rekrytering är de metoder som arbetsgivare använder för att anställa rätt personal och kan ske genom internrekrytering, eller externrekrytering.

Rekryteringsprocessen består av tre delar: sökprocess, urvalsprocess och introduktion. Under sökprocessen är det viktigt att man identifierar vilka behov och krav som finns. Sökvägar som kan användas är bl.a.:

- annons/annons via egna webbplatsen - arbetsförmedlingar - platsdatabaser på Internet - konsult/headhunter

Under urvalsprocessen gör man en första gallring, genomgång av meriter och efterarbete. Introduktion av nya medarbetare görs dels första dagen och dels de efterföljande veckorna.

Semester är avtalad betald ledighet under ett visst antal av årets dagar. Enligt lagen har arbetstagare rätt till 25 semesterdagar (fem veckor).

Vad som gäller ledighet för semester regleras i semesterlagen och genom kollektivavtal. Semesterlagen innehåller bland annat bestämmelser om: - semesterledighet och semesterlön - hur semesterledigheten beräknas - när förläggningen av semesterledighet ska ske - hur semesterlönen räknas ut - hur semesterledighet och semesterlön kan sparas - semesterersättning

Vid kortare anställningar är det oftast opraktiskt med semesterledighet. Den anställde får då istället semesterersättning som beräknas med minst 12 % av den lön som tjänats in.

Sjukfrånvaro är ett ökande problem i dagens samhälle. Många anställda får besvär på grund av arbetet; stress och påfrestande arbetsställningar är de största problemen. Sjukskrivningarna ökar, och i och med att sjukfrånvaro numera ska tas med i bokslutet hamnar problemet allt mer i fokus.

Genom den allmänna sjukförsäkringen är arbetsgivaren skyldig att betala ut sjuklön till en anställd. Sjuklöneperioden omfattar den första dag arbetstagarens arbetsförmåga är nedsatt på grund av sjukdom och de därpå följande tretton kalenderdagarna i sjukperioden. Från sjuklönen ska ett karensavdrag göras.

Sjuklönen räknas som en vanlig lön och arbetsgivaren ska dra skatt och betala arbetsgivaravgifter. Från och med den femtonde sjukdagen behöver en arbetsgivare inte längre betala sjuklön. I stället ska den anställda ansöka om sjukpenning från Försäkringskassan.

testing

Tidredovisning (eller tidsrapportering) handlar om att få bättre överblick hur anställdas tid används. Genom att beräkna den tid man arbetar och kartlägga raster och avbrott i en tidrapport (tidkort) kan man arbeta mot att effektivisera företaget.

Ofta används någon sorts system vid tidredovisning för att enkelt och snabbt räkna ut genomsnittlig arbetad tid m.m.

Du vet väl om att vi på Crona även erbjuder en lösning för tidredovisning och reseräkningar? Läs mer här

Tjänstledighet är när en anställd beviljats ledighet ifrån sin anställning under viss tid, utöver vanlig semester och dylikt. Vid vissa tjänstledigheter bibehåller man full lön, vid andra har man helt eller delvis löneavdrag. Möjligheten att få tjänstledigt styrs av lagar, avtal, policys och riktlinjer.

Efter att ha varit tjänstledig har den anställde rätt att återgå till samma eller liknande arbetsuppgifter och anställningsvillkor som innan. Arbetsgivaren har inte någon möjlighet att varken säga upp eller avskeda enbart på grund av begärd tjänstledighet.

De former av tjänstledighet man har lagstadgad rätt att kräva avser: - föräldraledighet - näringsverksamhet - studier - trängande familjeskäl

En uppförandekod (från engelskans Code of Conduct) är riktlinjer för hur ett företag ska bedriva sin verksamhet på ett etiskt, socialt och/eller miljömässigt riktigt sätt.

En uppförandekod är ett frivilligt åtagande och har inte status av lag eller förordning. Uppförandekoden finns till för att ett företag ska kunna försäkra sig om att dess produkter är tillverkade under goda arbetsförhållanden och innefattar vanligtvis krav och riktlinjer för arbetsmiljö, hållbarhet, bemötande m.m.

Numera är det viktigt att agera på ett sätt som anses hållbart och etiskt, så tänk på att en uppförandekod kan vara ett effektivt konkurrensmedel om den används på rätt sätt.

Ett utvecklingssamtal, eller medarbetarsamtal, är ett ostört samtal mellan arbetsgivare och arbetstagare där man kan prata om viktiga frågor. Utvecklingssamtalet är en viktig del i verksamhetsutveckling och ett redskap för att nå önskade mål. Genom utvecklingssamtalet skall medarbetaren få mer delaktighet i verksamheten, ett ökat engagemang och mer motivation.

Syftet med ett utvecklingssamtal är bland annat att: - ge den anställde möjlighet att påverka sin arbetssituation - lyfta fram dennes önskemål om arbetsuppgifter/utbildning - gå igenom dennes insatser (problem/möjligheter till utveckling) - skapa en bra relation mellan arbetsgivare/arbetstagare

Vid överlåtelse av en verksamhet är det viktigt att klargöra om det handlar om en verksamhetsövergång eller inte. Detta har nämligen betydelse för om den nye ägaren är bunden till anställningsavtal som ingåtts av den förre ägaren eller inte.

Outsourcing (utkontraktering) innebär att ett företag lägger ut delar av sin verksamhet på underleverantörer och på det sättet kan fokusera på sin kärnverksamhet. De funktioner som organisationer väljer att outsourca är ofta stödfunktioner som inte är direkt knutna till deras egentliga verksamhet, som t.ex. städning, distribution och lönehantering, men även komponenter till en slutgiltig produkt kan tillverkas av en underleverantör.

Projektsamarbete är en noggrant organiserad, genomtänkt och planerad insats för att nå ett specifikt mål.

Projekthantering har olika faser vilka kan vara:

- förstudie - projektplanering - övervakning - implementering - utvärdering - support/underhåll av projekt

Projektledningen använder ofta en eller annan projektstyrningsmodell (projektplan) för att kunna samordna resurser, hantera tidsfrister, bemöta förändringar och se till att projektgruppen presterar maximalt.

Vid sekretess råder förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (det vi brukar kalla tystnadsplikt) eller skriftligen.

Inom ett företag kan det finnas känsliga uppgifter som inte får spridas vidare av t.ex. konkurrensskäl. Genom att skriva på ett sekretessavtal förbinder man sig genom ett sekretessåtagande att inte avslöja detaljer om det som avtalet gäller till en utomstående part. Man kan också sätta in en sekretessklausul i t.ex. franchiseavtal, anställningsavtal m.m. för att skydda företagets intressen.

Aktiebrev och aktiebok är bevis på andelsrätt respektive förteckning över aktier.

Aktiebrev är ett bevis på att någon har en andelsrätt/aktie i ett aktiebolag. I aktiebrevet står det bland annat hur många aktier i bolaget en person eller ett företag äger och av vilket slag aktierna är. Aktiebolaget måste utfärda aktiebrev åt de aktieägare som begär det.

En aktiebok är en förteckning över ett aktiebolags samtliga aktier och aktieägare samt överlåtelser av aktier. Aktieboken är offentlig och skall föras av styrelsen i alla aktiebolag; utom avstämningsbolag vars aktiebok sköts av Euroclear. Bara den som är införd i aktieboken kan utöva de rättigheter som följer med ett aktieinnehav, såsom rösträtt, bedömning av ägarförhållandena i bolaget m.m.

Varje år ska styrelsen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete där arbetsfördelning och instruktioner ska finnas med. Arbetsordningen ska innehålla instruktioner för styrelsearbetet samt arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter och eventuell VD.

Den verkställande direktören som väljs av styrelsen men inte är medlem av densamma, ansvarar för den löpande driften i bolaget.

Styrelseordföranden är den person som leder styrelsens arbete, kallar till styrelsemöten och är en form av mentor till VD:n.

Styrelsen ska styra bolaget och kontrollera verksamheten och den är sedan ansvarig inför bolagets intressenter på bolagsstämman. Styrelsens uppgifter regleras i aktiebolagslagen.

Vad som bör utgå i arvoden och ersättningar till styrelsemedlemmar beslutas formellt på bolagsstämman. För att beräkna ungefärligt arvode är det viktigt att tänka på bl.a. företagets storlek, stabilitet, tillväxttakt, arbetsbörda för styrelseledamöter m.m. samt jämföra arvodet med andra företags.

Exempel på ersättning är följande:

- fast arvode - en fast del och en rörlig del - en fast del och en prestationsdel - (helt eller delvis) resultatbaserad - delägarskap genom t.ex. konvertibler, optioner eller nyemission

Viktiga avtal som rör styrelsen i ett företag kan t.ex. vara anställningsavtal för verkställande direktör, sekretessförbindelser m.m. Genom avtalsundertecknande kan man undvika och skydda sig mot t.ex. ekonomiska förluster.

I ett aktiebolag ska det finnas en bolagsordning, redan i stiftelseurkunden, när bolaget bildas.

Bolagsordningen är lagstiftarens minimikrav för grundläggande överenskommelser mellan aktieägarna om hur bolaget ska bedriva sin verksamhet. Räkenskapsår, storlek på styrelse och vilket namn verksamheten ska bedrivas i är exempel på vad som måste finnas med i en bolagsordning.

Vid budgetering gör man en ekonomisk plan som vanligtvis löper över ett år och ger större kontroll över företagets ekonomiska resurser. En budget kan innefatta ett helt företag men även enstaka projekt eller avdelningar. Genom att budgetera kan företaget stämma av verkligt ekonomiskt utfall med det planerade och därifrån fatta relevanta beslut.

Eget utträde handlar om en persons avgång från en eller flera funktioner i t.ex. en styrelse eller ett aktiebolag.

Etik och jäv är viktiga frågor för de flesta företag, vilka ofta är helt beroende av omvärldens förtroende för sin överlevnad. En hög etisk standard är grunden för ett företags anseende och kan erhållas med en uppsättning etikregler för uppträdande och förhållningssätt.

Jäv är en anmärkning mot någons behörighet att fatta beslut eller delta i handläggning när det finns risk för partiskhet. En jävig person är alltså någon som kan antas ha egna intressen att bevaka, vilka är i konflikt med huvudmannens. I alla organisationer gäller jävsbestämmelser för styrelsens ledamöter t.ex. får en ledamot inte handlägga en fråga om det finns ett eget intresse i frågan. I aktiebolagslagen regleras jäv för en styrelseledamot eller VD.

Fullmakt innebär att man har rätt att företräda en annan part.

Den som fått fullmakten får genom fullmakten samma rättigheter som den som givit fullmakten. Rätten kan vara begränsad till visst ämnesområde, till visst ärende eller till viss tid. Om fullmakten inte är tidsbegränsad gäller den tills den återkallas.

Den som ger fullmakten kallas fullmaktsgivare eller huvudman; den som får fullmakten kallas fullmaktstagare eller fullmäktig.

De rättshandlingar som fullmaktstagaren företar blir bindande för huvudmannen. Ett exempel på en fullmakt är generalfullmakt.

För att starta ett företag eller växa som företag kan man behöva ta hjälp av kapital utifrån. Det får man från investerare som bidrar med kapital i utbyte mot avkastning på investerat kapital.

Kompetenser kan ses som egenskaper som uppfyller formella krav för att t.ex. inneha en viss tjänst. Formell kompetens är den utbildning eller erfarenhet som krävs för viss tjänst eller befattning.

Kompetensutveckling, kompetensbeskrivning och kompetensinventering är viktiga begrepp/aktiviteter som både arbetstagare och arbetsgivare måste ta ansvar för. Under denna kategori hittar du dokument rörande de kompetenser man kräver vid tillsättandet av styrelseledamöter m.m.

Kontrollbalansräkning (en särskild balansräkning) måste utföras när ett företag är i kris och har anledning att misstänka att det egna kapitalet är mindre än hälften av det registrerade aktiekapitalet, eller när det vid utsökning har visat sig att aktiebolaget saknar utmätningsbara tillgångar.

Likvidation eller återställning av hela det registrerade aktiekapitalet måste ske om det visar sig att halva aktiekapitalet verkligen är förbrukat. Om detta bestäms i en extra bolagsstämma. Reglerna om kontrollbalansräkning är till för att skydda bolagets borgenärer eftersom ett bolag inte ska kunna drivas vidare om det finns risk för obestånd.

Denna kategori innehåller ett kontrollprogram för riskbedömning/riskanalys, som sammanställer olika tillstånd eller händelser som bedöms ha hög praktisk risk, och som företaget aktivt bör söka skydd mot i det systematiska säkerhetsarbetet.

Ledningsgruppen utses av styrelsen och leds av företagets verkställande direktör. I ledningsgruppen ingår ofta chefer från olika avdelningar. Ledningsgruppen ska se till den samlade verksamhetens bästa, medlemmarna är alltså inte där för att se till sina särintressen.

Ordförandeskapet för en företagsstyrelse går ut på att leda arbetet och fördela ordet på ett styrelsemöte och en styrelseordförande väljs normalt på ett årsmöte eller av någon överordnad instans. Ordförandens arbetsuppgifter är bl.a. att:

- leda styrelsens arbete - sammankalla till styrelsesammanträden - sammanfatta konkreta förslag - lägga fram förslag för omröstning - se till att protokoll förs - bevaka att företaget utvecklas mot mål uppsatta av ägarna - bevaka att gällande lagar följs - agera bollplank och mentor mot VD

Spara värdefull tid genom att ha ordning och reda på dina papper. DokuMeras pärmregister hjälper dig att strukturera upp dina viktiga papper i pärmar.

Genom rapporter med sammanställd information från olika områden är det lättare att kontrollera ett företag. Olika rapporter är bl.a.: ekonomiska rapporter, VD-rapporter och speciella rapporter för ett visst ändamål/syfte. En internrapport är riktad bl.a. till ett företags aktieägare medan en extern rapport är riktad till staten, allmänheten m.m.

Revision innebär att redovisningen och förvaltningen av ett bolag efter räkenskapsårets slut granskas av en eller flera revisorer. Denna granskning utmynnar i en revisionsberättelse där revisorerna redogör för om årsredovisningen stämmer med verkligheten och ger en riktig bild av bolagets ekonomiska ställning och resultat.

Revision brukar indelas i redovisningsrevision och förvaltningsrevision, där redovisningsrevision innebär granskning och bedömning av räkenskaper/årsredovisning och förvaltningsrevision innebär granskning av styrelsens arbete. Regler för revision återfinns i flera lagar, bl.a. aktiebolagslagen men företag har även ofta egna regler för revisionen.

Hos DokuMera finner du ett flertal uträkningsverktyg som hjälper dig att utföra både enklare och mer komplicerade uträkningar.

Styrelsemöten är viktiga verktyg för beslutsfattande i ett företag. I den skriftliga arbetsordning styrelsen bör fastställa varje år bör det framgå när och hur ofta styrelsen ska sammanträda.

För att styrelsemötena ska bli effektiva bör det i arbetsordningen även framgå följande: - vilka olika processer och resultat som ska kontrolleras, t.ex. resultaträkning, likviditet, orderläge m.m. - mötenas uppbyggnad (fasta ärenden, löpande ärenden och temaärenden) - dagordningens utseende - förutsättningen för ett effektivt styrelsemöte är att alla är väl insatta i det som ska diskuteras och beslutas redan innan.

Tidsplanering är en förutsättning för ett effektivt styrelsearbete. Genom att sätta upp riktlinjer för tidsåtgång vid bl.a. styrelsemöte säkerställer man att inte dyrbar tid går åt i onödan. Allokering av tid kan också göras för introduktion av nya styrelseledamöter m.m.

Alla företag är skyldiga att varje år göra ett bokslut. Det är en sammanställning av företagets bokföring vid räkenskapsårets slut och består av en resultaträkning och en balansräkning.

En årsredovisning däremot är en sammanställning av företagets räkenskaper och förvaltning för ett räkenskapsår. Årsredovisningen ska ge en rättvisande bild av ett företags ställning och resultat.

Ett aktiebolag ska varje räkenskapsår upprätta en årsredovisning för bolagets verksamhet under det föregående räkenskapsåret och lägga fram den på årsstämman. Årsredovisningen ska sedan ges in till Bolagsverket.

Det är styrelsen och den verkställande direktören som ansvarar för den ekonomiska information som lämnas i årsredovisningen.

I ett ägardirektiv kan ni som ägare klargöra vad ni har för intentioner för bolaget. Ett tydligt ägardirektiv minskar risken för att konflikter uppstår på grund av oklarheter. Det gör också styrelsens jobb enklare då målen för deras arbete är tydligt uppställda.